De meeste organisaties weten het eigenlijk wel: zonder strategische personeelsplanning (SPP) is recruitment vooral ongericht en start het werven vrijwel altijd te laat. Toch blijkt in de praktijk dat een goede planning vaak ontbreekt. Waarom? Omdat er een “kloppend document” moet komen dat nooit helemaal af is. Omdat het complex lijkt. Of omdat de directie er mee aan de slag zou gaan, maar er niet aan toekomt – of simpelweg niet scherp genoeg heeft wat de bedrijfsdoelstellingen op de langere termijn zijn.

Het resultaat: er is geen plan. En dus werven we ad hoc, reactief, in de waan van de dag. En kost het meer geld dan nodig. Want hoe vaak schakelen we dan toch maar een uitzend-, detachering- of bemiddelingsbureau in met alle kosten van dien. Terwijl juist recruitment hier de kans heeft om waarde toe te voegen, kosten te besparen door het stuur te pakken.

Complexiteit is een excuus

Het idee dat SPP ingewikkeld moet zijn, houdt veel organisaties tegen. Natuurlijk, een volledig doorontwikkelde planning die rekening houdt met alle scenario’s, ‘talent gaps’ et cetera is prachtig. Maar ook zonder dat kun je vandaag beginnen. Recruitment hoeft niet te wachten tot directie of HR een allesomvattend model neerlegt. 

Sterker nog: als recruiter heb je zelf alles in handen om een eerste versie te maken.

Zo simpel kan je starten

Begin met het ophalen van het aantal verwachte vacatures. Ga langs bij hiring managers en vraag welke functies zij in het komende jaar zien ontstaan en wat zij voorzien voor de komende paar jaar voor hun afdeling.

Tel daar natuurlijk verloop (aflopende contracten, pensioen et cetera), ziekteverzuim en zwangerschappen bij op, plus ongewenst verloop. Maak het niet te moeilijk, met historische cijfers kom je al een heel eind. 

Voilà, daar is je conceptplanning! Een eerste overzicht: zoveel mensen, op deze plekken in te stromen, in deze tijdvakken.  

En dan? Gaandeweg het jaar toetsen aan de realiteit en bijstellen. Een plan is geen eindproduct, maar een kompas. Het hoeft niet perfect, het hoeft niet definitief. Beter een beeld dan géén beeld, zeg ik dan. 

Verrassing: er zijn altijd méér vacatures dan gedacht

Organisaties schatten structureel te laag in. Als je alles optelt – nieuwe posities, vervanging, verwachte uitstroom – blijkt er bijna altijd meer nodig te zijn dan aanvankelijk gedacht. Juist dat inzicht maakt een plan waardevol. Het zet recruitment en management op scherp: zijn we voorbereid, of lopen we straks achter de feiten aan? 

Recruitment als strategisch partner

Strategische personeelsplanning hoeft niet uit een ivoren toren te komen. Recruitment kan en moet hierin de lead nemen. Door het gesprek te starten, verwachtingen te kwantificeren en een concept neer te leggen, laat je zien: wij wachten niet af, wij nemen eigenaarschap. 

En ja, misschien schuurt dat intern even. Maar liever een ruwe schets die richting geeft, dan géén plan en werven in paniek. Liever te veel kandidaten en een talentpool opbouwen, dan achter de feiten aan blijven lopen met een overwerkt team en extra verloop als gevolg. Dan heb je een vicieuze cirkel waar je niet zomaar uit komt. 

Het motto? Begin gewoon. Streef niet naar perfectie, maar toon initiatief en maak snelheid. Als jij het niet doet, doet je concurrent het wel. En recruitment is degene die dat initiatief kan én moet nemen.